About us
AASHIANA JAN KALYAN SAMITI is registered society (First Registred # 10324 , 20th March 1997 with Registrar of Societies, Uttar Pradesh and subsequently renewed registration vide this renewal certificate (pdf) ), had been one of the oldest Residents Associations of Lucknow , in Uttar Pradesh, ever since Aashiana Colony came into existence. A brief historical perspective is written here and published in directory in 2019, makes a good read about samiti’s existance and background.
Present Office Bearers, Renewal of registration, PAN Card, Contact us and other relevant documents are filed on circulars page at this link
- The constitution (Constitution_ajks)
- Amendment in constitution (Amendment_proposals )
- Society Registration Renewal AJKS 2023
- PAN Number ( PAN Card pdf) – 2023
- Election proceedings and Formation of new executive 2023 (PDF Aashiana Sector N LKO-New Executive )
- Elected New Executive 2023
- SECTOR N AASHIANA House No.wise member Register as of August 2023
Future updates will be filed on circulars page at this link
https://ajks.org.in/circulars/
Constitution
आशियाना जनकल्याण समिति –सेक्टर-एन (लखनऊ)
नियमावली (Download PDF )
उद्देश्य: निवासियों में आपसी प्रेम सद्भाव पारस्परिक सहयोग की भावना जाग्रत करना * समय समय पर सांस्कृतिक कार्यक्रम, विचार गोष्ठी , सम्मेलन आदि का आयोजन * कॉलोनी की सार्वजानिक समस्याओं हेतु सम्बंधित विभागों से संपर्क कर समस्याओं का निदान कराना * संस्था के द्वारा या उसके विरुद्ध कार्यवाही का सञ्चालन करना
सदस्यता : आशियाना सेक्टर-एन के वह सभी निवासी जो संस्था के उद्देश्यों में आस्था रखते हैं संस्था को सदस्यता शुल्क देकर समिति के आजीवन सदस्य बन सकते है. सदस्यता की समाप्ति : संस्था के उद्देश्यों के विपरीत कार्य करने पर * सदस्य के विरुध्द अविश्वास प्रस्ताव पारित होने पर
संस्था के अंग :
साधारण सभा : गठन – समस्त आजीवन सदस्यों को मिला कर * सामान्य बैठकें – वर्ष में एक बार कम से कम १५ दिन की सूचना देकर * विशेष बैठक- आवश्यकतानुसार ७ दिन पूर्व सूचना देकर किसी भी समय बुलाई जा सकती है * गणपूर्ति : कुल सदस्य संख्या का 1/3 बहुमत . एक बार स्थगित होने पर कोरम आवश्यक नहीं *
वार्षिक अधिवेशन – वर्ष में एक बार जिसकी तिथि प्रबंधकारिणी के उपस्थित २/३ सदस्यतों द्वारा तय कि जाएगी
कर्तव्य एवं अधिकार: *प्रबंधकारिणी का चुनाव * वार्षिक बजट एवं रिपोर्ट स्वीकृत करना * संशोधन प्रक्रिया २/३ सदस्यों के बहुमत से पारित करना
प्रबंधकारिणी समिति : गठन – साधारण सभा द्वारा निर्वाचित सदस्यों (कुल १७ जो आवश्यकतानुसर घटाई / बढाई जा सकती है) से प्रबंधकारिणी समिति का गठन होगा. कार्यकाल : ३ वर्ष, अधिकार एवं कर्तव्य : * संस्था के विकास के लिए कार्य * संस्था की वार्षिक रिपोर्ट तैयार करना *संस्था के विकास के लिए चंदा / धन संग्रह
बैठकें : सामान्य बैठक -वर्ष में कम से कम ४ बार , विशेष बैठक सूचना देकर किसी भी समय बुलाई जा सकती है.
सूचना अवधि :कम से कम ७ दिन व विशेष बैठक ३ दिन पूर्व सूचना देकर किसी भी समय बुलाई जा सकती है
गणपूर्ति : कुल सदस्य संख्या का 2/3 बहुमत * रिक्त स्थान की पूर्ति: साधारण सभा के २/३ बहुमत से शेष काल के लिए की जाएगी.
प्रबंधकारिणी समिति पदाधिकारी व उनके कर्तव्य / अधिकार
अध्यक्ष -1: बैठकों की तिथि का अनुमोदन, बैठकों की अध्यक्षता ,पदाधिकारियों को समय समय पर मार्गदर्शन , निर्णायक मत देना. उपाध्यक्ष –(२) :अध्यक्ष की अनुपस्थिति में अध्यक्ष द्वारा प्रदत्त अधिकारों का प्रयोग महामंत्री-1: संस्था की ओर से पत्राचार,सदस्यों के नामांकन पर विचार, लेख / विलेखों पर हस्ताक्षर, बिल वाउचर / चेक / आहरण पत्र / नियुक्ति पत्रों पर हस्ताक्षर, चल / अचल संपत्ति की सुरक्षा व् नियंत्रण, बैठकों की कार्यवाही लिपिबद्ध करना व सुनाना / सूचित करना, कर्मचारियों की नियुक्ति, पदोन्नति / निष्कासन, पक्ष / विपक्ष के मुकदमों की पैरवी , बैठकों की सूचना देना, पारित बजट के अंतर्गत व्यय की स्वीकृति प्रदान करना, संस्था का ऑडिट कराना, समिति के निर्णयों को कार्यान्वित करना, मंत्री(1) :महामंत्री की अनुपस्थिति में प्रदत्त अधिकारों का प्रयोग व् सहयोग करना, उपमंत्री(२): मंत्री की अनुपस्थिति में प्रदत्त अधिकारों का प्रयोग व् सहयोग करना, कार्यालय मंत्री(1): कार्यालय सम्बन्धी अभिलेखों की सुरक्षा व् रखरखाव, प्रचार मंत्री(1): संस्था केभावी कार्यक्रमों की रूपरेखा बनना व संस्था का प्रचार प्रसार, संगठन मंत्री(२): निवासियों के बीच एकता की भावना जाग्रत करना व एकात्मक कार्यवाही करना, कोषाध्यक्ष(1): आय / व्यय का लेखा जोखा, चंदा व अन्य श्रोतों से धन प्राप्त करना व रसीद देना, महामंत्री द्वारा पारित बिलों का भुगतान, सदस्य(५) : संस्था के कार्यों में सहयोग.
नियमों/ विनियमों में संशोधन : संस्था के नियमों/ विनियमों में संशोधन /परिवर्तन/परिवर्धन सम्बन्धी कार्यवाही साधारण सभा के २/३ सदस्यों के बहुमत से की जाएगी.
संस्था का कोष : संस्था का कोष मान्यता प्राप्त बैंक में खता खोल कर जमा किया जायेगा जिसका आहरण संयुक्त रूप से महामंत्री एवं कोषाध्यक्ष द्वारा होगा , संस्था के आय-व्यय का लेखा परीक्षण प्रतिवर्ष सुयोग्य ऑडिटर द्वारा कराया जायेगा.
अदालती कार्यवाही : संस्था द्वारा होने वाले पक्ष/विपक्ष के मुकदमों की पैरवी महामंत्री अथवा उसके द्वारा अधिकृत एनी व्यक्ति द्वारा की जाएगी.
अभिलेख : 1. सदस्यता रजिस्टर २. कार्यवाही रजिस्टर ३. स्टॉक रजिस्टर ४. कैशबुक आदि
विघटन : संस्था के विघटन और विघटित सम्पति के निस्तारण की कार्यवाही सोसाइटीज रजिस्ट्रेशन अधिनियम की धारा १३ व १४ के अंतर्गत की जाएगी.
Aashiana Jankalyan Samiti – Sector-N (Lucknow)
The Constitution (Rules and Regulations) ; English version of above Hindi Document.
Objective:
To awaken the feeling of mutual love, harmony and mutual cooperation among the residents. * Organizing cultural programs, seminars, conferences etc. from time to time. * Contacting the concerned departments for the public problems of the colony and getting the problems resolved. * Conducting action by or against the organization. to do
Membership: All those residents of Ashiana Sector-N who have faith in the objectives of the organization can become lifelong members of the committee by paying membership fee to the organization. Termination of membership: On acting contrary to the objectives of the organization * On passing of no-confidence motion against the member
Parts of the organization:
General meeting: Formation – All life members together. * General meetings – once a year by giving at least 15 days’ notice. * Special meeting – Can be called at any time by giving 7 days’ prior notice as per requirement. * Quorum: Total number of members. 1/3 majority. Once adjourned, quorum not required*
Annual meeting – once a year, the date of which will be decided by 2/3rd members of the Executive Committee present.
Duties and Rights: * Election of the Managing Committee * Approving the annual budget and report * Passing the amendment process with the majority of 2/3 members.
Managing Committee: Formation – The Managing Committee will be formed from the members elected by the General Assembly (total 17 which can be increased/decreased as per requirement).
Tenure: 3 years, Rights and Duties: * Work for the development of the organization * Preparation of annual report of the organization * Donation/fund collection for the development of the organization
Meetings: General meeting – at least 4 times a year, special meeting can be called at any time by giving notice.
Notice Period: At least 7 days and special meeting can be called at any time by giving 3 days prior notice.
Quorum: 2/3 majority of the total number of members. *Vacant seat will be filled by: 2/3 majority of the general meeting for the remaining period.
Managing Committee officers and their duties/rights
Chairman-1: Approval of the date of meetings, presiding over the meetings, giving guidance to the office bearers from time to time, giving decisive vote. Vice President – (2): Exercise of the powers conferred by the President in the absence of the President. General Secretary – 1: On behalf of the organization, considering the nomination of members, signing articles/deeds, signing bill vouchers/cheques/withdrawal letters/appointment letters. , Security and control of movable/immovable property, recording and narrating/informing the proceedings of meetings, appointment, promotion/removal of employees, advocacy of cases for/opposition, giving information about meetings, approval of expenditure under the passed budget. To conduct audit of the institution, to implement the decisions of the committee, Minister (1): To exercise and cooperate with the powers given in the absence of the General Secretary, Deputy Minister (2): To exercise and cooperate with the powers given in the absence of the Minister, Office Minister (1): Security and maintenance of office related records, Publicity Minister (1): Making outline of future programs of the organization and spreading publicity of the organization, Organization Minister (2): Arousing the feeling of unity among the residents and taking united action, Treasurer. (1): Accounting of income/expenditure, receiving money from donations and other sources and giving receipts, payment of bills passed by the General Secretary, Member (5): Cooperation in the work of the organization.
Amendment in rules/regulations: Action related to amendment/change/addition in the rules/regulations of the organization will be taken by the majority of 2/3rd members of the general meeting.
Fund of the organization: The fund of the organization will be deposited by opening an account in a recognized bank, the withdrawal of which will be done jointly by the General Secretary and the Treasurer. The income and expenditure of the organization will be audited every year by a qualified auditor.
Court proceedings: The cases filed by the organization will be defended by the General Secretary or any person authorized by him.
Records: 1. Membership Register 2. Proceeding Register 3. Stock Register 4. cash book etc
Dissolution: The proceedings of dissolution of the society and disposal of the dissolved property will be done under Section 13 and 14 of the Societies Registration Act.